En intern webshop til TECs elever og medarbejdere
TEC ønskede en intern webshop, som skulle være tilgængelig for deres elever og undervisere. IT Stack har i denne forbindelse leveret en webshop, der nytænker måden, undervisningsmaterialer bestilles og administreres på. Med den nye TEC Shop, kan undervisere og elever bestille materialer hjem til undervisningen til deres specifikke uddannelsesinstitution. Det betyder, at TECs elever og medarbejdere nu sparer værdifuld tid på at finde deres materialer eksterne steder. Derudover har IT Stack gjort det muligt for webshoppen at håndtere bestillinger fra medarbejdere, hvor der er unikke krav til håndteringen af bogføringen. Webshoppen er derudover integreret med Rackbeat, som står for lagerstyringen.
Dette succesfulde samarbejde med TEC har resulteret i en webshop, der indeholder et bredt udvalg af materialer til undervisningen, samt et lagerstyringssystem der er effektivt og brugervenligt at benytte.
Målet var at udvikle en brugervenlig intern webshop til elever og medarbejdere hos TEC, hvor de kunne bestille undervisningsmateriale hjem til deres uddannelsesafdeling. Formålet med webshoppen var ligeledes, at elever og medarbejdere skulle spare tid på at finde deres materialer andetsteds. Det var vigtigt, at ordene blev bogført korrekt, så der kunne holdes styr på interne budgetter og samtidigt gøre det muligt at trække respektive rapporter m.m.
I vores proces var det vigtigt for os, at vi udarbejdede en brugervenlig webshop med et effektivt lagerstyringssystem. Vi havde i processen stort fokus på at opsætte et system, der skulle sikre, at alle ordrer blev bogført og faktureret korrekt. Vi integrerede lagerstyringssystemet, Rackbeat, der i dag hjælper med at holde styr på varer og lagerbeholdningen.
Resultatet af samarbejdet blev en innovativ og fuldt ud integreret intern webshop, som TECs medarbejdere og elever nemt kan bruge, hvilket har ført til betydelige tids- og omkostningsbesparelser. Dette har ligeledes effektiviseret den administrative del hos TEC.
I fremtiden kan TEC tilbyde deres helt egen interne webshop til deres medarbejdere og elver, som kan få leveret deres undervisningsmateriale til deres afdeling direkte. IT Stack vil i fremtiden fortsat stå for drift, hosting, vedligeholdelse og optimering af webshoppen som er baseret på kundens feedback.
Præsentation af kunden
IT Stacks arbejde i processen
I samarbejdet med TEC begyndte vi med at afdække, hvilke behov og udfordringer den nye webshop skulle løse. I processens start fastlagde vi vores mål, nemlig at levere en webshop, hvor det var let for TEC at oprette nye varer, som også skulle holde styr på deres samlede lagerbeholdning. Derfor integrerede vi lagerstyringssystem, Rackbeat. Denne integration sikrer, at TEC altid har overblikket over deres lagerbeholdning, og løbende kan bestille nye varer hjem til lageret. Med den fulde lagerstyring kan TEC let oprette nye varer og konstant overvåge deres lagerstatus.
I processen har vi haft stort fokus på at levere et system, der skulle sikre, at alle ordrer fra medarbejderne blev bogført korrekt. Underviserne på TEC har interne afdelingsnumre, som benyttes til at sikre budgetter samt bogføringen udføres korrekt. Systemet vi opsatte blev udarbejdet med henblik på, at medarbejderene slipper for at finde deres materialer andetsteds.
Vi havde derfor fokus på, at gøre det nemt for underviserene og eleverne på de enkelte uddannelser at kunne bestille fagbøger, IT-artikler, sikkerhedsudstyr m.m. på deres helt egen TEC shop, og få det leveret direkte til deres institution.
Resultat
Det endelige resultat, TEC Shoppen, blev en effektiv og brugervenlig webshop, der integrerer med Rackbeats lagerstyring. Elever kan bestille materialer og fagbøger til deres undervisning. Medarbejderne kan nu bestille undervisningsmaterialer hurtigt og nemt, uden at bekymre sig om fakturering og bogføring, da systemet håndterer dette automatisk. Vores løsning har medført betydelige tids- og omkostningsbesparelser for undervisere, der nu ikke skal ud i eksterne butikker og finde deres materialer. Dette har bidraget til den administrative effektivitet hos TEC.
Næste skridt
I fremtiden vil vi fortsætte samarbejdet med TEC, hvor vi vil stå for driften, hosting og vedligeholdelse af webshoppen samt yde support når der opstår behov for dette. Vi vil fortsat have fokus på at optimere og tilpasse webshoppen for at sikre, at TEC altid har de bedste værktøjer og systemer til rådighed som understøtter deres arbejde med at uddanne fremtidens fagfolk.
